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高效會議策劃組織技巧

課程背景：

各企業(yè)主管平均每周花在會議時間，至少占了1/4的工作時間；

公司規(guī)模越大，會議時間占比越高；

網(wǎng)絡(luò)技術(shù)手段越發(fā)達(dá)，會議越多，會議的舉辦也很難區(qū)分上下班時間；

不到10%的主管認(rèn)為過去所組織或參加的會議是高效的；

90%以上的主管認(rèn)為這種現(xiàn)象急需改變，但并沒有時間考慮如何改變……

重點突出、能夠解決實際問題的高效會議是提升企業(yè)溝通效率的重要載體，更是企業(yè)戰(zhàn)略執(zhí)行與落地的關(guān)鍵依托。

《高效會議策劃組織技巧》旨在讓管理者與員工提高高效會議組織的意識，了解會議效率不高的原因及對策，掌握高效會議的組織策劃要領(lǐng)及實施流程，讓會議更能為經(jīng)營服務(wù)、更有方向與指導(dǎo)性，達(dá)成預(yù)期的效果。

課程特色：

1、掌握高效會議的策劃核心、現(xiàn)場實施、過程管控及會后跟蹤；

2、明確會議發(fā)起者、主持者及參與者的角色和作用，掌握涉外會議的關(guān)注點；

3、學(xué)會提高會議效率、把控質(zhì)量以及通過會議提升管理水平的技巧，致力于成為高效學(xué)習(xí)型組織。

課程時間：1天

課程對象：員工和級管理者

課程方式：講師講授+案例解析+視頻學(xué)習(xí)+工具講解+實戰(zhàn)演練

【課程大綱】

第一章會議組織中存在的痛點與原因

1、現(xiàn)階段開會的現(xiàn)狀分析

2、會議效率不高的原因

會議主題不明確

參會人員對會議的認(rèn)知存在差異

會議流程不清晰

參會對象與會議不匹配

會議時間安排不當(dāng)

會議地點不合適

主持人技能有待提升

……

小組討論：實際工作中會議的難點聚焦

第二章高效會議五原則

1、會議的目標(biāo)性

資訊的分享

思想的傳達(dá)

問題的解決

氛圍的改善

共同的決議

2、會議的時效性

會議的時間價值（提前預(yù)警、過程管控與事后復(fù)盤）

明確會議時長

明確會議決議的里程碑計劃

3、會議的務(wù)實性

聚焦某一個或某一類主題

能夠解決實際問題

輸入與輸出明確

參會者都能有收獲

4、會議的成本性

時間成本

人力成本

資金成本

5、會議的社交性

加強(qiáng)與會人員之間的溝通與了解

加強(qiáng)上下級、跨部門以及公司內(nèi)外部溝通

增強(qiáng)凝聚力優(yōu)化組織氛圍

第三章高效會議五步法

第1步：會議策劃

評估與明確會議的重要性與必要性

確定會議主題與議程

確定會議形式與會議風(fēng)格

確定與會人員的范圍與角色分配

第2步：會議準(zhǔn)備

確定會議時間與地點

會議關(guān)鍵角色的分工討論（如會議統(tǒng)籌、主持人的職責(zé)明確等）

確定發(fā)言者的發(fā)言內(nèi)容與順序

會議需要的信息溝通與資料收集

會議前的事務(wù)性工作（會議通知、場地布置、物資準(zhǔn)備等）

第3步：會議實施

掌握會議節(jié)奏和控制會議發(fā)言時間

高效會議溝通與反饋技巧

傾聽技巧

視頻解析：《高難度溝通》

工具：3F傾聽法則

發(fā)言技巧（金字塔原理）

視頻解析：《高效會議》

工具：發(fā)言工具 

提問技巧

反饋技巧

沖突管理

視頻解析：《沖突解決》

工具：SBI反饋法

運(yùn)用多種會議主持與引導(dǎo)方法

頭腦風(fēng)暴

世界咖啡

教練式溝通

工具：GROW模型 

六頂思考帽

創(chuàng)新思維

團(tuán)隊決策

……

如何管理不同類型的與會者

第4步：會議紀(jì)要

如何做好會議記錄

專業(yè)規(guī)范的會議紀(jì)要

任務(wù)里程碑計劃制定（任務(wù)、交付物、責(zé)任人、時間點等）

工具：甘特圖

第5步：會議跟蹤

會議的復(fù)盤

會議組織過程中的問題梳理

與會者的表現(xiàn)評價

會議持續(xù)改進(jìn)意見

工具：復(fù)盤工具

會議決議的跟進(jìn)

工具：任務(wù)核查表

模塊四：涉外會議注意事項

1、文檔類

會議通知（或邀請函）、會議紀(jì)要及相關(guān)資料的雙語化

2、禮儀類

提前了解相關(guān)國家的基本禮儀、禁忌

會場布置（如座位排、標(biāo)語、橫幅等）的雙語化

座次安排、茶歇、餐飲等尊重相關(guān)國家的習(xí)慣

會議發(fā)言的雙語化

發(fā)言、案例、引用視頻及互動等措辭的中立性

會議的保密性與隱私性（如拍照、錄音、錄視頻需提前征得同意）

與會人員的著裝規(guī)范

模塊五： 會議實戰(zhàn)演練

演練第1組：會議策劃準(zhǔn)備

演練第2組：會議過程實施

演練第3組：會議復(fù)盤跟蹤