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卓越時間管理與會議管理

【課程背景】

在日常工作與管理活動開展中，經(jīng)常出現(xiàn)以下現(xiàn)象：這個來電話，那個來請示、投訴；比誰都忙，到處救火，工作越做越多；計劃趕不上變化或計劃從未兌現(xiàn)過；對什么都不放心，每天忙于事務(wù)性工作；每天忙的團團轉(zhuǎn)，工作抓不住重點，也沒空去規(guī)劃何為重點，如何保障重點工作的執(zhí)行落地；總無法說“不”，因此總要打亂時間計劃……工作效率一直無法提高。

與此同時，作為企業(yè)管理者，會議是中常管理工作中最常用的管理手段與溝通的工具，可以有效地幫助我們通過提升會議的組織效率，從而使組織成效更大程度的落地。

《卓越時間管理與會議管理》課程系統(tǒng)講解如何推進高效工作，深度剖析時間管理不佳的原因。基于如何有效地提升管理中會議引領(lǐng)和掌控的技巧而開發(fā)，將會議組織的方法工具化。另一方面通過小組討論、案例研討、實操演練等形式，幫助完成從思維到行為的轉(zhuǎn)變，從而提高工作效能及組織內(nèi)部運營效率。

【課程收益】

1.了解時間管理的概念及重要性

2.提高時間管理技能

3.掌握高效時間管理的具體方法和技巧

4.掌握從組織會議到提升會議效能的方式與方法

5.掌握推進組織整體效能的方法

【課程對象】中/基層管理人員

【授課方式】互動游戲+案例討論+行動學習+小組討論

【課程時長】2天，12小時/天

【課程大綱】

第一單元：全面認知時間管理

1.時間對我們而言意味著什么？

2.做好時間管理就是管理好我們的人生

3.時間管理不僅管理效率，更要管理好效能

4.麥肯錫工作法：效率與效能的差異

5.如何保障工作中的時間管理：充分的自我認知

1)角色背后是：位置、關(guān)系、職責、行為

2)偏重重要的事還是重要的人

3)清晰的選擇自己的目標并承擔負向結(jié)果

4)規(guī)劃好工作推進的進度及節(jié)奏

5)不斷的復盤改進做閉環(huán)

6.職場高效時間管理的三大法寶

1)高效時間管理法寶1：通過目標管理好時間

2)高效時間管理法寶2：通過計劃管理好時間

3)高效時間管理法寶3：通過時間特性管理好時間

第二單元：通過目標管理好時間

1.案例討論：先有工作還是先有目標？

2.我們的工作從何而來？

3.通過目標管理時間的三大工具

1)戰(zhàn)略地圖

2)平衡積分卡

3)行動計劃表

4.小組討論：是什么在影響目標實現(xiàn)？

5.目標達成的六個關(guān)鍵點：目標、信念、策略、計劃、資源、過程控制

6.目標設(shè)定的SMART原則

7.目標制定從SMART到SAIL

第三單元：通過計劃管理好時間

1.小組討論：計劃VS變化

2.工作計劃制定的基本原則

3.計劃是用來應(yīng)對變化的

4.工作計劃的五大核心要素

1)質(zhì)量/目標：分階段目標與工作任務(wù)的關(guān)系

2)資源/預(yù)算：資源利用與工作任務(wù)的關(guān)系

3)人員委派：任務(wù)特點與人員委派

4)時間進度：時間節(jié)點設(shè)計的方法

5)風險預(yù)案

5.什么是結(jié)果

1)案例分析：有苦勞不是結(jié)果

2)案例分析：履行職責不是結(jié)果

3)案例分析：完成任務(wù)不是結(jié)果

6.工作中的匯報

1)及時匯報工作的好處

2)頻率與頻次

第四單元：通過時間特性管理好時間

1.時間有哪些特性

1)時間管理的內(nèi)涵

2)時間管理的目的

3)時間管理的價值

2.對時間的態(tài)度

3.時間的四種占用

領(lǐng)導占用vs組織占用vs下屬占用vs自我占用

1)管理好自己的時間，要學會分輕重緩急

4.時間管理就是做決策

1)小測試：南轅北轍還在策馬揚鞭

5.時間管理的歷史：1-4代時間管理

1)第一代時間管理：備忘錄

2)第二代時間管理：規(guī)劃與執(zhí)行

3)第三代時間管理：優(yōu)先級

4)第四代時間管理：重要性

6.時間管理的四大象限解析

1)四象限規(guī)劃的重點

2)四象限規(guī)劃的障礙

7.富蘭克林時間管理手冊及運用

1)課堂練習：如何規(guī)劃你的時間

第五單元：凡是會議，必有準備

1.會議的最大成本——時間成本 

2.沒有結(jié)果的會議=對公司犯罪 

3.沒有準備的會議=集體謀殺 

4.解決方法：事先檢查制度 

5.沒有準備好的會議談何成效 

6.開會前——準備會議資料——理清思路

第六單元：凡是會議，必有及流程

1.明確會議產(chǎn)出

2.明確會議紀律

1)遲到/早退

2)未提前準備會議資料/數(shù)據(jù)

3)相互攻擊/推諉

3.確認會議議程

1)會議時間

2)會議內(nèi)容

3)準備資料

4)工作協(xié)調(diào)

5)發(fā)言時間、討論時間

6)會議監(jiān)控官—參會人—計時發(fā)言—鎖定主題—時間控制

4.會議紀要

1)會議決議

2)執(zhí)行人員

3)完成期限

4)資源整合

5)風險控制

第七單元：凡是會議，必有障礙

1.來自會議管理中障礙

1)你部門認為的重點，卻不是其他部門認可的重點

2)你部門認為的目標，卻不是其他部門眼中的目標

3)你手中沒有可讓關(guān)聯(lián)部門必須全力配合你的全力

2.在跨部門會議中，“應(yīng)該“和道理失去了作用，

3.只有以目的導向地看清事實；

4.當你無法命令他人時，只能靠激發(fā)他人的積極性來合作；

5.你需要以幫助他人的行動來獲得他人對你的支持。

6.場景化案例演練4：大客戶訂單丟失誰之過？（上）

1)問題1：分析影響大客戶訂單丟失的三個重要部門

2)問題2：找出導致大客戶訂單丟失的最重要的5個原因

7.做了什么或負了什么責任不一定等于對他人的價值。

8.對他人的貢獻就是他人從你的行動中獲得的需求滿足和價值鏈接。

9.完成工作和貢獻價值的區(qū)別

10.價值貢獻的定義：貢獻=價值*能力

第八單元：凡是會議，必有策劃及產(chǎn)出

1.場景化案例演練4：大客戶訂單丟失誰之過？（下）

1)問題1：銷售部對儲運部的價值貢獻

2)問題2：儲運部對銷售部的價值貢獻

2.實戰(zhàn)討論：

1)描述你的部門價值

2)繪制你的部門實現(xiàn)價值的能力曲線

3.場景化案例演練5：復盤大客戶訂單丟失始末

1)問題1：如果重來一次我們該如何應(yīng)對？

4.如何制定確保會議成功的策略

1)以目的為導向

2)以目標精準為設(shè)定

3)清晰分析和定位關(guān)鍵的協(xié)作節(jié)點

4)找準關(guān)鍵節(jié)點上關(guān)鍵人物的關(guān)注點

5)制定準確的協(xié)作策略

5.準確地劃分跨部門會議中的人際溝通障礙：

1)聆聽障礙導致的互不理解

2)利益沖突導致的互不相容

3)立場不同導致的互不融合

4)性格障礙導致的互不喜歡